Come uscire dall’incubo delle riunioni aziendali
Approfondimento del video pubblicato su JOB24, canale lavoro del Sole24ore.com
L’incubo delle riunioni. Sempre più spesso noto nelle riunioni aziendali una fitta attività parallela. Controllo delle mail sugli smart phone, digitazione di messaggi, alcuni arrivano addirittura con i pc, con i tablet e lavorano in modo autonomo, senza alcuna attinenza all’ordine del giorno, senza porsi alcun problema e senza che la questione sembra interessare agli altri. Ma se è stata indetta una riunione ci sarà una questione da risolvere, o informazioni importanti da trasmettere, obiettivi da definire, strategie da condividere! Possibile che a loro non interessi? Se pongo in modo provocatorio queste obiezioni di solito mi guardano come un’aliena che scende da Marte. Si sa che la maggior parte delle riunioni non serve a niente, mi rispondono. Partecipando a queste riunioni in effetti, spesso mi sono chiesta quali fossero gli obiettivi specifici. Quindi la prassi diffusa è che ci sono troppe riunioni spesso inefficaci. Eppure basta poco.
Basta scrivere un ordine del giorno sintetico e preciso e inviarlo a tutti i partecipanti prima della riunione, insieme all’eventuale documentazione da condividere, se occorre. E se è troppo voluminosa, accompagnarla da una sintesi che faccia emergere i punti essenziali sui quali confrontarsi.
Il meeting deve avere un orario preciso di inizio e di chiusura.
Buonissima regola è stabilire a rotazione, ruoli interni di gestione:
· il focuser: la persona che mantiene il focus degli interventi sui risultati che si vogliono conseguire al termine della riunione
· il time keeper: il custode del tempo, che controlla la durata dei singoli interventi, stabilita in precedenza, e fa rispettare l’orario di chiusura.
· il team coach: la persona che facilita lo scambio degli interventi, che stimola tutti a portare contributi, che fa emergere dinamiche disfunzionali per dare la possibilità al gruppo di migliorare i processi decisionali.
Insomma, una buona riunione va preparata e gestita. Occorre un po’ di tempo e attenzione prima, ma è’ dimostrato che questo metodo consente di svolgere meno riunioni, più brevi, con risultati eccellenti. Ed è prevedibile che le persone ritrovino il senso e al voglia di incontrarsi e confrontarsi.
Giovanna Giuffredi
Tratto da: Coaching Time
